NEWS

(21.10.2020 / sbr)

Beste Qualität mit einem Klick

Zeitersparnis für das MediaPrint-Team, verlässliche und zügige Auftragsabwicklung, eine stetig wachsende Nachfrage aus Ämtern und Dezernaten: Die Einführung von PRISMAdirect für die Bestellung und Auftragsabwicklung in der zentralen Druckerei hat sich für die Stadtverwaltung Konstanz in mehrfacher Hinsicht ausgezahlt. Zum Erfolg der intern gesteuerten Print-Produktion trägt zudem die hohe Druckqualität der imagePress-Systeme von Canon bei, ebenso wie die effiziente Aufbereitung aller Druckvorlagen mit PRISMAprepare.

Herausforderung

„Früher mussten wir nahezu einen Werktag dafür verwenden, die von uns produzierten Broschüren, Poster und Visitenkarten für die Ämter der Stadtverwaltung den jeweiligen Kostenstellen zuzuordnen“, erinnert sich Manuel Wagner, Teamleiter MediaPrint bei der Stadtverwaltung Konstanz. Darüber hinaus waren die gewachsenen Abläufe wenig strukturiert, denn sämtliche Druckaufträge aus der Konstanzer Verwaltung trafen in den persönlichen Postfächern des Druckereiteams ein – und zudem auch in dem eigentlichen zentralen Postfach. „Auf diese Weise konnten wir die eingehenden Aufträge, rund 30 bis 40 pro Werktag, nicht immer in der geeigneten Weise priorisieren, da ein Workflow nicht vorhanden war und die Qualität der Druckvorlagen schwankte“, schildert Manuel Wagner. Nicht zuletzt ließen es sich viele Kolleginnen und Kollegen nicht nehmen, Druckvorlagen auch auf persönlichem Wege in der Druckerei vorbeizubringen. Gleichzeitig stieg der Bedarf an vollfarbigen Drucken immer mehr an. „Monochrome Druckproduktion war innerhalb von Verwaltung und Politik schon seinerzeit auf dem Rückzug, und darum mussten wir nicht nur unsere Workflows und die Druckproduktion automatisieren, sondern auch die Qualität des Outputs klar steigern, um unsere Position als zentraler Druckdienstleister der Konstanzer Stadtverwaltung auszubauen“, so Manuel Wagner. Gefragt war also eine integrierte Lösung mit neuer Hardware und einer passenden Druckmanagementsoftware. „Mit PRISMAdirect sparen wir viel Zeit und setzen unsere personellen Kapazitäten optimal ein“, so Wagner.

Lösung

Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung wurden die Systeme eines anderen Herstellers ersetzt, die den Qualitätsanforderungen immer weniger gerecht wurden. „Wir haben uns nach erfolgreich produzierten Probedrucken zunächst für eine imagePress C10000VP von Canon und später, aufgrund der hohen Auslastung, zusätzlich für eine imagePress C910 entschieden“, schildert Manuel Wagner. Im Zuge der Gespräche mit Canon war zudem schnell klar geworden, dass mit PRISMAdirect die Abläufe wesentlich effizienter gestaltet werden können. Die Kunden konnten nun ihre Produkte auf Basis von Standardvorlagen im Webshop bestellen, anstatt ihre PDF-Druckvorlagen an die chronisch überfüllten Postfächer des MediaPrint-Teams zu senden. Heute treffen hauptsächlich Info-Mails dort ein, die über einen neuen Auftrag in PRISMAdirect informieren. „Für die Nachbearbeitung und Aufbereitung der PDF-Dateien nutzen wir die Druckvorstufenlösung PRISMAprepare“, erläutert Manuel Wagner. Mit dieser integrierten Lösung ist seinem Team der Schritt vom reinen Copy-Shop, in dem vornehmlich Vorlagen und Vordrucke monochrom produziert worden waren, hin zum Full Service-Dienstleister von der Visitenkartenproduktion bis zum kleinformatigen Posterdruck mit rund 4 Millionen Farbklicks pro Jahr geglückt.

Nutzen

Für Manuel Wagner und sein Team bringt die homogene Lösung von Canon Vorteile auf vielen Ebenen. „Der Webshop auf Basis von PRISMAdirect ist für unsere Kollegen in den Ämtern einfach zu handhaben. Die hinterlegten Kostenstellen entlasten uns wiederum von der Kostenerfassung“, so der Teamleiter. Gut ein Drittel der Arbeitszeit war dafür früher nötig, die nun für die Kernaufgaben zur Verfügung steht. Denn über das Active Directory sind die Mitarbeiter aller Dienststellen nach dem Login direkt mit ihren Rechten und Kostenstellen im Webshop von PRISMAdirect angemeldet. Die dadurch ermöglichten flüssigen Abläufe und die hohe Druckqualität, die das MediaPrint-Team mit den beiden imagePress-Systemen von Canon bietet, haben zu einer über die Jahre stetig steigenden Nachfrage geführt. Immer weniger Aufträge wurden so an externe Dienstleister vergeben. Dabei steht die Wirtschaftlichkeit der Lösung stets an oberster Stelle, ganz im Einklang mit dem hohen Nutzungsgrad von PRISMAdirect, der heute bei über 90 Prozent aller eingehenden Aufträge liegt. Die Ablösung der rein E-Mail-basierten Auftragsbearbeitung strukturiert alle Abläufe in der zentralen Druckerei entsprechend den Anforderungen der Stadtverwaltung, die nahezu ausschließlich auf den Vollfarbdruck setzt: „Unser Kollegen in den Ämtern wissen, dass wir Broschüren in bester Qualität produzieren und vergeben immer weniger Aufträge extern. Genau dieses Ziel haben wir mit der Lösung von Canon ebenfalls erreicht“, ist Manuel Wagner zufrieden. „Mit PRISMAdirect haben wir unsere Position als Druckdienstleister für die Ämter und Dezernate der Stadtverwaltung weiter ausgebaut. Unsere internen Kunden schätzen die hohe Druckqualität, die wir mit den imagePress-Systemen von Canon erzielen. Für uns hat die Einführung von PRISMAdirect zudem einen enormen Zeitgewinn gebracht, weil die Kostenstellen zentral hinterlegt sind. Die gesamte Druckproduktion und ihre Abrechnung ist heute weitgehend automatisiert, und das entlastet unser kleines Team von zeitraubenden Zusatzaufgaben.“