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(23.07.2020 / sbr)

Jede Freigabe innerhalb eines Tages

Die Verseidag-Indutex GmbH mit Sitz in Krefeld hat sich auf die Produktion technischer Textilien spezialisiert. Zu dem Unternehmen gehören auch Tochtergesellschaften in anderen europäischen Ländern. Die in den Fachabteilungen angesiedelte Bearbeitung eingehender Rechnungen hat Verseidag-Indutex mit Canon Therefore digitalisiert. Benötigte die Freigabe von Rechnungen zuvor etliche Werktage aufgrund der Umläufe, so geschieht dies heute binnen 24 Stunden.

Herausforderung

Auf Papier oder per E-Mail: Auf diversen Wegen erreichten eingehende Rechnungen die Fachabteilungen der Krefelder Verseidag-Indutex. „Über viele Jahre hinweg war hier das klassische Verfahren im Einsatz, mit einem Eingangsstempel für papiergebundene Rechnungen und ausgedruckten Emails“, schildert IT-Projektmanager Bastian Zöller. „Viele Bearbeitungsschritte waren auch im weiteren Prozess nötig, denn die Rechnungsdaten wurden manuell in die interne Buchhaltungssoftware eingegeben.“ Im Rahmen einer generellen Digitalisierung zahlreicher Prozesse im Unternehmen sollte ab dem Jahr 2017 auch die Eingangsrechnungsbearbeitung beschleunigt werden, nicht zuletzt um die Buchhaltung des weltweit 250 Mitarbeiter zählenden Unternehmens zu entlasten. Ziel war, die über mehrere Tage umlaufenden Rechnungen über ein zentrales Workflowtool binnen 24 Stunden zu bearbeiten, freizugeben und zu archivieren. Recherchen zu einzelnen Vorgängen sollten künftig über die Fachabteilungen hinweg zentral und schnell ermöglicht werden. Dabei galt es, die bereits bestehende homogene Landschaft von Canon-Multifunktionssystemen als Plattform zu nutzen.

Lösung

In den Marktrecherchen und Beratungen über diverse DMS-Systeme hat sich Therefore von Canon durchgesetzt. „Zuvor war hier im Unternehmen Microsoft Sharepoint im Einsatz, doch diese Lösung reichte für unsere Zwecke nicht mehr aus“, so Bastian Zöller. „Ausschlaggebend war letztlich, dass die Entwickler von Canon Therefore optimal an unsere Arbeitsabläufe anpassen konnten, einschließlich der Schnittstelle zu unserer Buchhaltungslösung“, so Bastian Zöller weiter. Mit der optimalen Unterstützung der Abläufe durch Therefore konnte Canon auch in diesem Projekt seine Stärke im Bereich Information Management unter Beweis stellen und hat das gesamte Projekt als Generalunternehmer umgesetzt. Alle eingehenden Rechnungen, rund 10.000 jährlich, werden mit einem Dokumentenscanner und diversen Multifunktionssystemen der Serie imageRunner von Canon erfasst und archiviert. Die integrierte OCR-Lösung IrisXtract von Canon sorgt für die weitgehende automatisierte Übertragung der Rechnungsdaten nach Therefore. E-Mails werden daher nicht mehr ausgedruckt und erfasst, sondern direkt an IrisXtract geleitet. Danach stehen die Rechnungen und E-Mails zur Kontierung für die Fachabteilungen in Therefore bereit. Schließlich erfolgt der Export der Daten in die Buchhaltungssoftware via Batch-Transfer.

Nutzen

„Der Eingangsrechnungsworkflow in Therefore mit der automatisierten Übergabe aller freigegebenen Rechnungen hat die Mitarbeiter bei Verseidag-Indutex überzeugt. Binnen 24 Stunden wird jede Rechnung heute freigegeben“, schildert der IT-Projektmanager. Das bringt neue Flexibilität in viele Abläufe. Heute können die Verantwortlichen im Unternehmen dank der schnellen Bearbeitung zudem stets entscheiden, ob sie die angebotenen Skonti ziehen. Wie bei dieser Portallösung üblich, können Vorgesetzte jederzeit auch mobil auf anstehende Freigaben zugreifen und sie bearbeiten. Die finale Übergabe an die Buchhaltungssoftware sorgt zusätzlich für rationellere Prozesse als zuvor. „Diese Übergabe wollen wir künftig auch bidirektional gestalten, so dass nach erfolgter und abgeschlossener Zahlung eine entsprechende Rückmeldung in Therefore erfolgt. Die entsprechenden Schnittstellenprogrammierungen werden wir gemeinsam mit Canon bewerkstelligen“, so Bastian Zöller weiter. Sämtliche Abrechnungen können nach diversen Kriterien wie etwa der Rechnungsnummer oder dem Rechnungsmonat recherchiert werden. „Wir nutzen für die Recherche heute eine sehr umfangreiche Kontierungsmaske in Therefore mit über 30 Feldern. Dementsprechend komfortabel ist die Handhabung. Darüber hinaus wird Therefore für uns auch die neue technologische Basis sein, mit der unsere Mitarbeiter ihre E-Mails außerhalb von Microsoft Outlook archivieren können“, zeigt sich Bastian Zöller zufrieden.