DRUCKSPIEGEL-BLOG


von Stefan Breitenfeld

12.07.2020

drupa, Workflow, MIS

Assessments, Plattformen und Verdienstmöglichkeiten durch Workflow

Die teuersten Dinge, die Sie jeden Tag in Ihrer Druckerei tun, sind Gespräche mit Kunden führen und die physischen Berührungspunkte mit dem Druckauftrag. Sie sprechen mit Kunden, um den Auftrag besser zu verstehen, und Sie kommen mit der Arbeit in der Druckvorstufe oder an anderen Stellen im Prozess in Berührung, um sicherzustellen, dass die Absicht des Kunden gut umgesetzt wird. Aber jedes Gespräch und jeder Zwischenschritt hat finanzielle Auswirkungen. Sie verlassen sich zwar auf Workflow-Tools, um den Prozess zu unterstützen, aber in den meisten Unternehmen gibt es zusätzlich Tabellenkalkulationen, Whiteboards und Haftnotizen, mit denen Informationen über die laufenden Aufträge gesammelt und kommuniziert werden. Das ist nur natürlich! Je mehr Sie jedoch reden und anfassen, desto weniger Geld verdienen Sie bei der Arbeit.

Ein Beitrag von Pat McGrew.

Der Workflow sollte die Infrastruktur sein, die es Ihnen ermöglicht, die meiste Arbeit zu geringstmöglichen Kosten zu erledigen – aber mit der Zeit beginnen die Lösungen, die für eine bestimmte Reihe von Bedürfnissen, Jobtypen und Kunden eingerichtet wurden, zu verschleißen und zu wackeln. Teammitglieder fügen gutgemeinte, zusätzliche Schritte hinzu, umgehen andere Schritte, erstellen Tabellenkalkulationen, um Dinge zu verfolgen, die die Workflow-Software nicht verfolgt, und bevor Sie merken, was passiert ist, besteht Ihr Workflow aus einer Reihe von unzusammenhängenden Schritten, die undokumentiert und ineffizient sind. Wie können Sie feststellen, ob Ihre Arbeit nicht mehr fließt, sondern sich durch eine Reihe von Kreisen und Barrieren bewegt? Beginnen Sie damit, einen Blick auf das zu werfen, was Sie haben, und suchen Sie dann nach neuen Lösungen, die Ihnen helfen können, effizienter zu werden.

Beurteilen, wo Sie stehen, um Ihre Zukunft planen zu können

Der Workflow war noch nie das große Thema im Printgeschäft. Manche betrachten Workflow-Software eher als notwendiges Übel. Die Klagen reichen von Schwierigkeiten bei der Installation und Einrichtung bis hin zu komplizierten Benutzeroberflächen, deren Verständnis zu viel Zeit in Anspruch nimmt. Diese Beschwerden basieren in gewisser Weise auf dem reellen Umgang mit Software, die einmal eingerichtet wurde, um die Anforderungen einer bestimmten Druckereikonfiguration zu erfüllen, bevor sie an die Druckindustrie als Ganzes vermarktet wurde. Wenn man dann noch die Veränderungen in der Druckproduktion in den letzten zehn Jahren hinzufügt, stehen die Chancen nicht besonders gut, dass das installierte Workflowsystem noch optimal für die heute anfallende Arbeit geeignet ist.

Einige der häufigsten Symptome eines Workflows, der nicht mit dem aktuellen Print-Arbeitsmix kompatibel ist, sind:

  1. Probleme, eine größere Anzahl von Kleinauflagen/kleinen Losgrößen an Bord, in die Produktion und aus der Tür zu bekommen, damit sie in Rechnung gestellt werden können.
  2. Eine wachsende Anzahl von Überstunden, die sich auf die Gewinnspannen der Aufträge auswirken.
  3. Automatisierungslösungen, die manuelle Berührungspunkte erfordern – Inseln der Automatisierung.
  4. Installierte Software, die von niemandem benutzt wird.
  5. Mehrere Prozesse für ein und dieselbe Funktion – manchmal das Ergebnis von Fusionen und Übernahmen.

Jeder dieser Umstände wird Sie Zeit und Geld kosten, aber wenn sie sich darüber hinaus summieren, können sie Ihre Rentabilität ernsthaft beeinträchtigen. Leider beheben sich solche Situationen im Laufe der Zeit nicht von selbst – und der Versuch, zusätzlich zu einem gestörten Arbeitsablauf weitere Software hinzuzufügen, verursacht oft nur zusätzliche Kosten, ohne die zugrunde liegenden Probleme zu beheben.

Bevor Sie eine Überweisung für eine neue Workflow-Lösung tätigen, sollten Sie eine Selbstanalyse durchführen, die mit einem Rundgang durch Ihren Workflow beginnt. Dies ist ein bewährtes Verfahren, das von den meisten Workflow-Experten als Ausgangspunkt für den Schritt zur operativen Exzellenz empfohlen wird. Beginnen Sie Ihren Workflow-Spaziergang mit einem Whiteboard. Identifizieren Sie die Arten von Arbeiten, die Sie auf höchster Ebene ausführen. Listen Sie Ihre Ausrüstung und Ihre Software auf. Wenn Sie bereits Bestandslisten haben, beginnen Sie damit – aber seien Sie bereit, sie zu bearbeiten! Die nächste Station ist der Punkt, an dem Sie mit einem Druckauftrag starten.

Einige Organisationen haben sich für gekaufte oder entwickelte Web-to-Print-Lösungen entschieden, während andere noch immer Aufträge telefonisch oder ausschließlich über einen Verkäufer oder Druckmakler entgegennehmen. Sie können all diese Schnittstellen haben. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie mehrere Web-to-Print-Lösungen sowie unterschiedliche Onboarding-Methoden haben, je nachdem, mit welchem Verkäufer oder Makler Sie zusammenarbeiten. Machen Sie sich Notizen über die Art und Weise, wie die Arbeit zu Ihnen kommt, denn dies ist der Punkt, der in Branchenumfragen als der Bereich genannt wird, der am häufigsten Störungen verursacht. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die mit ihren Kunden von jahrelangen, gleichbleibenden Arbeiten zu kleineren Auflagen mit mehr Variationen übergegangen sind.

Sobald Sie sich ansehen, wie die Aufträge bei der Druckerei ankommen, begleiten Sie die verschiedenen Auftragsarten durch die Druckerei. Hören Sie sich an, wie viele Rückrufe an Kunden erforderlich sind, um Spezifikationen zu klären, über Bedruckstoffe zu entscheiden und Erwartungen an die Lieferung anzupassen. Wenn die Aufträge in die Druckvorstufe und den Druckvorlauf gelangen, wie viele Aufträge werden wegen fehlender Elemente abgelehnt? Nutzen alle die installierten Workflow-Lösungen, oder sind private Tabellenkalkulationen und Notebooks das wahre Maß für den Auftragsfortschritt? Überprüfen Sie die Auftragsplanung und achten Sie auf die Anzahl der Nacharbeiten. Gibt es bereits gedruckte Arbeiten, die auf ihre Fertigstellung warten? Wenn Sie Produktions-Dashboards nutzen, wie nahe sind deren Indikatoren an dem, was Sie auf Ihrem Spaziergang vorgefunden haben? Halten Sie alles fest, was Sie sehen.

Gehen Sie nun zurück zu Ihren Bestandslisten, schauen Sie sich die installierte Software an und vergleichen Sie sie mit dem, was tatsächlich verwendet wird. Haben Sie ungenutzte Softwarepakete, für die Sie noch Wartung bezahlen? Hier ist ein Bereich, in dem Sie Einsparungen erzielen können. Schauen Sie sich jedes installierte Software-Tool an und stellen Sie fest, wo es eingesetzt wird und wie es den Workflow-Prozess voranbringt. Sobald Sie diesen aktualisierten Blick auf Ihren Druckproduktions-Workflow haben, ist es an der Zeit, die Trends und aufkommenden Technologien zu betrachten, die Ihnen helfen können, die Ineffizienzen zu beseitigen und mit Ihrem Workflow zu wirtschaftlichem Erfolg zu kommen!

Gestalten Sie Ihre Workflow-Plattform

Von den von Industry 4.0 beeinflussten, datenorientierten Lösungen bis hin zu den Plattform- und Framework-Ausrichtungen einer neu entstehenden Reihe von Software-as-a-Service (SaaS)-Workflow-Optionen – die Gelegenheit, Ihren Produktionsworkflow neu zu gestalten, ist zum Greifen nah. Seit der drupa 2016 wurden in der Branche etablierte Workflow-Lösungen umgestaltet, um die Vorteile des Cloud-basierten Computings, Abonnementmodelle für Lieferung und Zahlung sowie die Kompatibilität mit einer neu entstehenden Reihe von Plattformen zu nutzen. Diese ermöglichen es einem Entwickler, einen maßgeschneiderten Workflow zu erstellen, indem er entsprechende Tools in Plattformen und Frameworks integriert.

Plattformen als Mittel, um unterschiedliche Software-Tools in einem Arbeitsablauf zusammenarbeiten zu lassen, bieten deutliche Vorteile. Ziehen Sie eine Plattform wie Enfocus Switch mit über 70 Anwendungen in Betracht, die in die Switch-Plattform integriert werden können. Von CloudPrinter über Handschriftengeneratoren und PDF-Werkzeuge bis hin zu Anwendungen für die Metadatenverarbeitung ermöglicht die Switch-Plattform einem Entwickler, Werkzeuge zur Optimierung des Produktionsworkflows zusammenzustellen. HP bietet mit seiner PrintOS-Plattform, die auf der drupa 2016 eingeführt wurde, einen ähnlichen Ansatz und erweitert den PrintOS-Marktplatz regelmäßig um neue Lösungen. Diese Plattformen zeichnen sich dadurch aus, dass die Applikationen klar definierte Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) für die Integration in die Plattform verwenden, wodurch es einfacher wird, ein Werkzeug auszuprobieren, bevor man sich auf dessen Nutzung festlegt. Man darf erwarten, dass weitere Plattformen von den wichtigsten Workflow-Anbietern eingeführt werden und dass anerkannte Werkzeuge als Plug-ins für bestehende Plattformen angeboten werden.

Ryan McAbee, Director of Production Workflow for Keypoint Intelligence, äußert sich wie folgt zu diesem Thema: „Der Bedarf an Workflow-Plattformen wird sich noch verstärken, wenn die Branche zusammenwächst und analog geprägte Segmente wie das Verpackungswesen einen weiteren digitalen Wandel erfahren. Alle Arten von Applikationen, unabhängig von der letztendlichen Druckmethode, erfordern klar definierte Workflow-Schritte vom Preflight bis zum Farbmanagement. Infolgedessen sind Druck-Workflow-Plattformen gut geeignet, um die sich wandelnden Anforderungen der Branche zu unterstützen. Sie nutzen die besten Komponenten ihrer Klasse, um einen universellen Workflow für die intelligente Verarbeitung und Weiterleitung von Aufträgen in einem System zu schaffen.“

Produktionsdrucker sollten auch die aufkommende Welt der Print Customization-Plattformen im Auge behalten, die Drucksacheneinkäufer mit Drucksachenherstellern verbinden. Unternehmen wie Cimpress, Cloudprinter, Gelato und InkRouter haben globale Netzwerk-Plattformen entwickelt, die den Zugang zu Druckanbietern mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Lieferorten erleichtern. Dadurch kann die Präsenz eines jeden Druckers weltweit ausgedehnt werden.

Wenn Sie noch nicht ganz bereit für eine Plattform sind, suchen Sie nach Tools und Lösungen, die in Ihre aktuelle Umgebung integriert werden können. Diese erlauben die Erfassung von Auftragsdaten an jedem Berührungspunkt und die Weiterleitung dieser Informationen an Produktions-Dashboards, die nicht nur die Produktionsabteilung, sondern auch das Management informieren. In einer modernen Druckerei ist es unerlässlich, in der Lage zu sein, alle mit einem Auftrag verbundenen Kosten zu ermitteln, um sicherzustellen, dass die Margen eingehalten werden. Kommen Sie mit Ihrer Einkaufsliste zur drupa 2020 und verbringen Sie Zeit sowohl mit den unabhängigen Softwareanbietern als auch mit den Features der Partnerlösungen an den Ständen für Hardwarelösungen. Stellen Sie Fragen zur Skalierbarkeit, wenn sich Ihr Unternehmen verändert und wächst, und nehmen Sie sich die Zeit, alle verfügbaren Anwenderberichte anzusehen. Ein paar Minuten Lesen können sich als äußerst nützlich erweisen.

Verdienstmöglichkeiten durch Workflow

Das Versprechen eines gut gestalteten Workflows besteht darin, dass er nur die erforderlichen Software-Tools einbezieht, Daten erfasst und brauchbare Informationen für Produktions- und Geschäfts-Dashboards bereitstellt. Er kann im Laufe der Zeit nach oben oder unten skaliert werden, um neue Produktlinien und neue Druck- und Nachverarbeitungstechnologien aufzunehmen. Er stellt die Infrastruktur zur Verfügung, die unnötige Kosten, unnötige Berührungspunkte und unnötige Handgriffe eliminiert.

Im InfoTrends European Software Investment Outlook 2019 wurde der Workflow als die am meisten übersehene Kostenstelle mit 1,4 Millionen Euro identifiziert. Ziel sollte es sein, diese in ein Profitcenter zu verwandeln, in dem die Aktivitäten der Druckvorstufe, die Art und Weise, wie Aufträge verkauft und Dateien empfangen werden, proaktiv verwaltet werden. Ihre Workflow-Bewertung sollte Ihnen dabei helfen, die tatsächlichen Kosten für das Onboarding von Aufträgen zu ermitteln, die den größten Kostenpunkt im Workflow-Prozess darstellen. Andere Studien liefern Hinweise auf das Onboarding von Aufträgen – d.h. die Bearbeitung des Auftrags vom Verkaufspunkt bis zum Druckpunkt – als ein Schlüsselelement, das bei der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten geprüft werden sollte.

Wenn Sie über mehrere Web-to-Print- und Datenerfassungsportale verfügen, ist dies ein guter Zeitpunkt, um sie zusammenzuführen. Das Portal sollte skalierbar und sicher sein. Wenn Aufträge per E-Mail oder FTP eintreffen, ist es schwierig sie zu automatisieren. Die besten Lösungen machen es den Kunden leicht, Dateien hochzuladen, und bieten Optionen zur automatischen Überprüfung der Dateien auf Assets, zur Vorabkontrolle und zur Sicherstellung, dass alle Auftragsspezifikationen vollständig sind. Allein das kann Stunden an Zeit sparen. Komplexere Lösungen könnten Aufträge auf Basis von durch Sie festgelegten Geschäftsregeln automatisch weiterleiten, was wiederum Mitarbeiter aus diesem Prozess herausnimmt.

Denken Sie daran, dass jede dieser Lösungen ein genaues Verständnis Ihrer Arbeitsprozesse und Zeit für Einrichtung und Umsetzung erfordert. Sobald dies jedoch geschehen ist, werden Kosteneinsparungen folgen. Und auf diese Weise verdienen Sie mit Ihrem Workflow Geld: Sie streichen Kosten, die es nicht geben sollte.

Gehen Sie den gleichen Weg wie bei der Suche nach Print MIS-Lösungen, ERP-Lösungen, Genehmigungsmanagementsystemen und Konnektivität mit Business-Plattformen für Rechnungs- und Zahlungsmanagement.

Nächste Schritte

Der ungeschlagene Wert der drupa liegt darin, dass jeder relevante Anbieter von Workflow-Lösungen anwesend sein wird. Wenn Sie Ihre Zeit auf der Messe planen, planen Sie mindestens einen Tag Zeit für Gespräche mit Software-Anbietern ein. Bringen Sie Ihre Herausforderungen mit und scheuen Sie sich nicht, zu erklären, wo Sie in Ihrem Arbeitsablauf Schwierigkeiten haben. Diese Anbieter haben bereits alles gehört und werden Ideen haben, wie Sie von Arbeitsabläufen, die Ihnen Kopfschmerzen bereiten, zu Arbeitsabläufen gelangen können, die für Ihren anhaltenden finanziellen Erfolg entscheidend sind.

Foto: Messe Düsseldorf / C. Tillmann

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