Wie werden Visitenkarten in großen und mittelgroßen Firmen beschafft? Dazu befragte das Focus Institut Marketing Research 100 Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Eines der markantesten Ergebnisse: Der interne Zeitaufwand für die Kärtchen ist oft riesengroß, der Leidensdruck dennoch erstaunlich gering.

Pro Visitenkartensorte – also pro Name – wendet jedes zweite Unternehmen mehr als 20 Min. Arbeitszeit auf. 5 Min. investiert der einzelne Bedarfsträger, weitere 15 Min. gehen für das zentrale Sammeln, Weiterleiten, Bestellen, Korrigieren und Freigeben drauf.

"Ein erschreckend hoher Aufwand", so Kurt Egger, Geschäftsführer des Visitenkartenanbieters www.prinux.com, der die Studie in Auftrag gegeben hat. "Schon bei einem Stundensatz von 30 Euro bedeutet das interne Beschaffungskosten von 10 Euro pro Visitenkartensorte."

Wie kommen die 20 Min. Arbeitszeit zustande? Die Studie liefert dazu mehrere Hinweise:
Rund zwei Drittel der Firmen bestellen ihre Visitenkarten nicht beim Spezialisten, sondern bei klassischen Druckereien. Diese jedoch können einzelne Kleinstaufträge kaum zu erträglichen Kosten produzieren, daher gibt es Sammelbestellungen: 39% der Firmen ordern in fixen Zeitabständen, 38% warten, bis eine bestimmte Menge zusammenkommt – mit entsprechend hohem internem Koordinationsaufwand und langen Wartezeiten.

Druckereien, die nicht auf Visitenkarten spezialisiert sind, stellen dafür meist auch keine optimierten Tools zur Verfügung. Statt dessen läuft die Kommunikation per E-Mail – ein weiterer Zeitfresser, insbesondere bei Korrekturen und Freigaben.

Lösungen, um die Abläufe zu beschleunigen, werden am häufigsten bei Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern eingesetzt: Immerhin 38% der Großen bestellen bei Online-Anbietern. "Der Trend geht also schon in Richtung 'Spezialisten' – es gibt aber noch bei vielen Firmen Optimierungsbedarf", resümiert Egger und verweist auf die Vorteile Web-basierter Bestellplattformen: "Da braucht man oft keine zwei Minuten pro Sorte." 90% der Arbeitszeit sei einzusparen, rechnet Egger vor, also neun Euro oder mehr.

Noch scheint vielen Unternehmen dieses Einsparpotenzial aber wenig bewusst zu sein. Denn mit dem aktuellen Beschaffungsweg für Visitenkarten sind die Befragten überaus zufrieden (Mittelwert von 8,9 auf einer zehnteiligen Skala). "Viele lieben die gewohnten Abläufe und nehmen die Zeitverschwendung mit Sammelbestellungen, E-Mail und Co. in Kauf", sagt Egger.

Online-Anbieter mit optimierten Prozessen für Geschäftsdrucksachen haben also noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten. Der Geschäftsführer zeigt sich aber optimistisch: "Gerade beim sogenannten Kleinkram wie Visitenkarten müssen die Abläufe passen, sonst kostet der Bestellvorgang mehr als das Produkt selbst. Ich bin mir aber sicher, dass früher oder später jedes Unternehmen für effiziente Beschaffungsvorgänge zu begeistern ist."