„In einer derart globalisierten und vor allem schnelllebigen Arbeitswelt besteht der größte Wettbewerbsvorteil darin, das größtmögliche Maß an Produktivität in die kleinstmögliche Zeitspanne zu pressen.“ Es gibt unzählige Möglichkeiten, die Effektivität in Unternehmen an den verschiedensten Ecken und Enden zu steigern – eine davon steckt in der Automatisierung von Dokumenten. Diese innovative Technologie bietet nicht nur eine erhöhte Effizienz, sondern auch eine gesteigerte Präzision in der Verwaltung und Verarbeitung von Informationen. „Rein menschliche Produktivität hat ein natürliches Limit“, so Rudolph. „Kombiniert man diese aber mit intelligenter Scan-Software, entstehen teilweise ungeahnte Potenziale.“

MFPs und OCR als Basis der Automatisierung

Wie können die analoge und die digitale Welt Hand in Hand arbeiten, um den Arbeitsalltag so effizient wie möglich zu gestalten? Diese Frage stellen sich auch Rudolph und sein Unternehmen exapture: „Niemand bekommt das Papier raus aus unseren Geschäftsabläufen. Dafür hat es einen zu hohen Stellenwert im Umgang mit Dokumenten, Rechnungen oder Zeugnissen und bleibt daher weiterhin integraler Bestandteil täglicher Arbeitsprozesse.“ Mithilfe von Software für Multifunktionsgeräte (MFP) lassen sich Informationen aus Papierdokumenten urbar machen und in die weiteren notwendigen Abläufe einpflegen. Die MFPs – die ohnehin schon einen festen Platz in den meisten Arbeitsstätten haben – erweisen sich hier als Ausgangspunkt digitalisierter Methodiken. „Was der Scan am Gerät vorbereitet, verarbeitet die Software durch Optical Character Recognition (OCR) weiter“, erklärt Rudolph.

„Durch Texterkennung und voreingestellte Befehle lassen sich Dateien korrekt einsortieren oder allen weiterführenden Arbeitsschritten zuführen – und das völlig selbstgesteuert. So werden aus starren, nicht nutzbaren Informationen auf Papier dynamische und komplett automatisierte Dokumente, die keine weitere menschliche Betreuung mehr benötigen. Der Faktor Mensch endet beim Scannen, was die Effizienz aller nachfolgenden Prozesse enorm steigert und in einer Vielzahl von Branchen Anwendung finden kann.“

Beispiel: Das Lager und die Bestandsverwaltung

Um die Verwaltung eines Lagers oder Logistikzentrums auf eine möglichst effiziente Weise ablaufen zu lassen, braucht es eine präzise Bestandsverwaltung und einen reibungslosen Warenfluss. Automatisierte Dokumente spielen auch in dieser Branche bereits eine entscheidende Rolle. „Scan-Konzepte in Kombination mit OCR zeigen sich in der Lage, einen gesamten Prozess – von der Bestellung bis zur Auslieferung – zu optimieren“, beginnt der exapture-Geschäftsführer und führt aus: „Zum Beispiel können automatisierte Lieferscheine und Rechnungen den gesamten Versandprozess beschleunigen, indem sie die manuelle Erstellung und Bearbeitung von Folgedokumenten überflüssig machen. Ein Scan der Papierrechnung am MFP, das anschließende Auslesen der Informationen und die sofortige automatisierte Erstellung aller weiteren Dateien und das Einpflegen dieser in die weiteren Geschäftsabläufe vereinfachen die Lagerverwaltung extrem.“ Darüber hinaus ermöglichen die komplett digitalisierten Anschlussprozesse eine Echtzeitverfolgung von Warenbeständen und Lieferungen, was es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Engpässe zu vermeiden. „Durch die Minimierung menschlicher Fehler bei der Datenverarbeitung tragen automatisierte Dokumente zusätzlich zur Verbesserung der Bestandsgenauigkeit und zur Reduzierung von Verlusten bei“, schließt Rudolph.

„Automatisierung schafft damit Effizienz und eine enorme Verlässlichkeit, was beides nicht nur auf die eigene Gewinnmaximierung, sondern auch auf die Zufriedenheit der Kunden einzahlt.“