Tagespost gebündelt erstellen und physisch oder digital versenden

Im HR-Bereich einer großen deutschen Handelskette erstellten, druckten und verschickten jeder Standort und jeder Mitarbeiter im Homeoffice Abrechnungen, Bescheide, Rundschreiben auf ihre Weise. Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, Mitarbeitende zu entlasten. Zugleich sollte die Kommunikation kostentransparent, rechtssicher und DSGVO-konform sein, mit definierten Rollen, Rechten und Freigabeprozessen ablaufen und sich alles lückenlos dokumentieren lassen.

Als Lösung implementierte das Unternehmen smartPrint von Paragon: Die Mitarbeitenden stellen nun ihre Dokumente auf der Plattform ein, wo sie automatisiert geprüft und nach definierten Regeln freigegeben werden, bevor sie anschließend zentral produziert und versandt werden. Das senkt den Bearbeitungsaufwand und sichert eine stabile Qualität der Tagespost. Rund 30 aktive Nutzer des Unternehmens haben allein im ersten Jahr mehr als 350.000 Sendungen sicher über die Plattform verarbeitet und verschickt. Auch saisonale Aktionen wie eine Kampagne mit 40.000 Gutscheinen lassen sich darüber einfach und ohne zusätzlichen Zeitaufwand abwickeln.

„Automatisierte Abläufe schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben“

„In vielen Organisationen frisst die individuell und in Handarbeit erzeugte Post unnötig viel Zeit, Budget und Aufmerksamkeit“, sagt Alexander Schäfer, Chief Sales Officer bei Paragon Germany. „Lokale Druckprozesse, fehlende Bündelung, eine inkonsistente Adressqualität und aufwendige Freigaben verlangsamen die Abläufe und machen sie fehleranfällig und teuer.“ Unter mangelnder Transparenz und Nachvollziehbarkeit leide zudem die Compliance und Auditierbarkeit der Prozesse. Schäfer: „Automatisierte Abläufe hingegen entlasten Fachabteilungen und schaffen Raum für wertschöpfende Aufgaben. Die zentrale Produktion und Bündelung senkt Porto- und Betriebskosten und erspart die lokale Druckinfrastruktur. Über eine Plattform organisiert, ist sie darüber hinaus skalierbar und jederzeit nachvollziehbar. Zudem können viele aktuell noch physisch zugestellte Sendungen sukzessive auf den digitalen Versand umgestellt werden. Das spart weitere Ressourcen und Versandkosten.“

Mit der Lösung von Paragon können Mitarbeitende zur Erstellung von Kommunikationsinhalten weiter die gewohnte Anwendung wie Office/ERP- oder HR-Systeme nutzen und übergeben die Daten dann per Portal, Druckertreiber oder sFTP an smartPrint. Dort werden sie automatisch in Bezug auf Format, Adressstand und weiteren Regeln geprüft, bevor sie ebenso automatisiert zentral gedruckt, kuvertiert und portooptimiert freigemacht und versandt werden – oder über digitale Kanäle an die Empfänger gehen, auch beispielsweise als E-Rechnung. Reportings und Protokolle machen den Aufwand für die Tagespost transparent.

Whitepaper und Online-Seminar zum Thema

Paragon bietet ein Online-Seminar und ein kostenloses Whitepaper zur smartPrint-Plattform mit dem Titel „Tagespost im Griff – zentral gesteuert, physisch & digital“ an. Download und weitere Informationen hier: https://www.paragon.world/de/solutions/smartprint