Empfängerüberprüfung bringt Änderungen im Zahlungsprozess

Die gesetzliche Verpflichtung gilt ab dem 9. Oktober 2025, die Infrastruktur für die VoP-Prüfung soll bereits ab dem 5. Oktober 2025 zur Verfügung stehen. Von diesem Tag an werden die Banken bei elektronischen Überweisungen die Prüfung auslösen. Das Ergebnis wird in die Banking-Software des Zahlungsauslösers zurückgespielt und folgt einem Ampelsystem mit den Kategorien „Übereinstimmung“ (Match -grün), "mit Abweichungen“ (Close-Match – gelb) und „keine Übereinstimmung“ (No-Match – rot). Die in Unternehmen mit der Zahlung betrauten Mitarbeiter werden es dann voraussichtlich mit der ein oder anderen gelben bzw. roten Ampel zu tun bekommen. Bereits im Vorfeld sollten sie deshalb Klarheit haben, wie dann damit umzugehen ist.

Haftung und Wahlmöglichkeit bei Sammelzahlungen

Was bedeutet die Empfängerüberprüfung für die Frage der Haftung? Wird die Zahlung freigegeben, obwohl keine Übereinstimmung vorliegt, liegt die Haftung im Fall einer Fehlüberweisung wie bislang beim Auftraggeber. Das bedeutet, es gibt keine Änderung des Haftungsrisikos. Hat die Bank die Übereinstimmung allerdings bestätigt, haftet sie, sollte es dennoch zu einer Fehlüberweisung kommen. Im Falle eines Close-Match wird zusätzlich die korrekte Kontoinhaberinformation angezeigt, sodass der Anwender das Risko besser abschätzen und im Zweifel den Empfängernamen korrigieren und die Zahlung erneut einreichen kann.

Am besten ist es natürlich, wenn es gar nicht erst zu No-Match-Ergebnissen kommt. Um deren Aufkommen möglichst gering zu halten, ist die Stammdatenpflege ein wichtiger Faktor. So können Kanzleien und Unternehmen bereits im Vorfeld bei ihnen bekannten Lieferanten gezielt deren korrekte Empfängerbezeichnungen für die genutzten Bankkonten erfragen und gegebenenfalls ihre Daten anpassen, um sicher zu gehen, dass sie bei SEPA-Überweisungen den korrekten Kontoinhabernamen verwenden.

In jedem Fall ist die Empfängerüberprüfung ein zusätzlicher Schritt im Zahlungsprozess. Der Gesetzgeber hat aber zumindest für Sammelüberweisungen die Möglichkeit geschaffen, die Prüfung zu umgehen. Die Zahlungen werden dann im sogenannten Opt-Out gesendet. Das kann helfen, um gewisse Prozesse stabil und effizient zu halten, führt aber dazu, dass ein potenzielles Sicherheitsfeature nicht genutzt wird. Bei Zahlungsübermittlungen mittels EBICS- oder PIN/TAN-Verfahren ist also im Vorfeld grundsätzlich zu klären, ob Sammelzahlungen im Opt-In oder Opt-Out übermittelt werden sollen oder eine fallweise Entscheidung gewünscht ist. Hier muss jeder Anwender für sich abwägen und entscheiden.

Zuständigkeiten und Kriterien festlegen

Fällt die Entscheidung für Opt-In muss klar sein, wie jeweils mit Close-Matches oder No-Matches umgegangen werden soll, die bei der VoP-Prüfung auftauchen. Das ist umso wichtiger bei Sammelzahlungen, bei denen einzelne Posten keinen Match erreichen. Wer beispielsweise No-Match-Ergebnisse vor der Zahlung korrigieren möchte, kommt nicht umhin, die Zahlung abzubrechen, den korrekten Empfängernamen zu ermitteln und ihn in den Stammdaten zu ändern. Ist dieser Aufwand gewünscht, muss im Vorfeld klar sein, wer, wann und wie sich um diese Schritte kümmert.

Wichtig ist auch festzulegen, wer und wann welche Entscheidungen in Bezug auf unerwünschte VoP-Ergebnisse treffen kann. Neben dem entscheidungsberechtigten Personenkreis müssen auch die Bedingungen und Kriterien klar sein, wann Close-Matches oder No-Matches zur Stornierung eines Zahlungsauftrags führen sollen. Eine Möglichkeit ist hier, in Abhängigkeit von der Art der Zahlung, der Anzahl der Zahlungssätze oder dem Betrag Quoten festzulegen, ab wie vielen No-Matches ein Sammelauftrag storniert werden soll.

Die eigenen Kunden informieren

Wer vorbeugen möchte, dass die eigenen Kunden ihre Zahlungen aufgrund einer negativen Empfängerüberprüfung abbrechen, sollte im Vorfeld alles dafür tun, dass sie mit dem korrekten Empfängernamen versorgt sind. Hier lassen sich über die Analyse der Zahlungsempfängerangaben in den eigenen Zahlungseingängen potenzielle Probleme entdecken und präventiv beseitigen. Kunden, bei denen hier Abweichungen zum bei der Bank hinterlegten Namen auffallen, sollten noch einmal aktiv auf den zu verwendenden Zahlungsempfängernamen hingewiesen werden. Allgemein ist auch eine Anpassung der Rechnungsvorlage um einen prägnanten Vermerk zum korrekten Zahlungsempfängernamen sinnvoll.

Allgemeine Informationen zu Verfication of Payee: go.datev.de/vop